REGULAMIN SPRZEDAŻY BILETÓW NA WYDARZENIA ORGANIZOWANE PRZEZ POLSKĄ IZBĘ PRZEMYSŁU CHEMICZNEGO 
 

I.    POSTANOWIENIA OGÓLNE I DEFINICJE

1.    Regulamin określa zasady uczestnictwa w Wydarzeniach organizowanych przez Polską Izbę Przemysłu Chemicznego. 
2.    Organizatorem Wydarzeń jest Polska Izba Przemysłu Chemicznego z siedzibą w Warszawie przy ul. Śniadeckich 17, 00-654 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców i rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000015704, NIP 5262170390, REGON 010954571 („Organizator”).
3.    Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 
(a)    Bilecie – należy przez to rozumieć dokument lub potwierdzenie uprawniające do udziału w Wydarzeniu; 
(b)    Uczestniku – należy przez to rozumieć osobę fizyczną biorącą udział w Wydarzeniu, w tym konsumenta w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego oraz osobę fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego; 
(c)    Wydarzeniu – należy przez to rozumieć Konferencję, Kongres, Forum lub inne wydarzenie organizowane przez Organizatora.

II.    REJESTRACJA

1.    Rejestracja Uczestników rozpoczyna się w terminie wskazanym na dedykowanej stronie internetowej Wydarzenia. Po upływie terminów wyznaczonych przez Organizatora rejestracja nie będzie możliwa. 
2.    Udział w Wydarzeniach może mieć charakter odpłatny, o czym Organizator każdorazowo informuje w opisie Wydarzenia. 
3.    Organizator nie zapewnia Uczestnikom noclegu. Organizator zobowiązuje się w miarę możliwości do informowania Uczestników o wolnych miejscach noclegowych w pobliżu miejsca Wydarzenia. 
4.    Procedura rejestracji na Wydarzenie:

(d)    Osoby zainteresowane udziałem w Wydarzeniu wypełniają Deklarację Uczestnictwa dostępną pod następującym adresem: https://rejestracja.pipc.org.pl/rejestracja. Organizator zapewnia przekierowania do strony z rejestracją ze swojej głównej witryny prowadzonej pod adresem: https://www.pipc.org.pl/.
(e)    Deklaracja zostanie przesłana do Organizatora automatycznie po naciśnięciu klawisza funkcyjnego „Wyślij zgłoszenie” na końcowym etapie procedury zakupu, co jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji.
(f)    W przypadku rejestracji wymagającej płatności system zakupu biletów Organizatora wygeneruje automatycznie fakturę pro-forma, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa
(g)    Faktura pro-forma stanowi podstawę do dokonania opłaty za bilet. Opłata powinna zostać dokonana w terminie 3 dni od daty wystawienia faktury pro-forma.
(h)    Po dokonaniu płatności Uczestnik otrzyma potwierdzenie płatności oraz informację o wpisie na listę uczestników Wydarzenia, która zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany w Deklaracji Uczestnictwa.
(i)    W przypadku nieuiszczenia opłaty w terminie, o którym mowa w lit. (e), rezerwacja zostanie automatycznie anulowana po uprzednim, jednorazowym przypomnieniu o konieczności dokonania płatności wygenerowanym przez system rejestracyjny.
(j)    Organizator dopuszcza możliwość skorzystania z płatności w formie szybkich przelewów, BLIKA, kart płatniczych lub płatności mobilnych. W takim wypadku system zakupu biletów Organizatora przekieruje osobę zainteresowaną na jej żądanie do systemu pośrednika płatności w celu sfinalizowania transakcji.  Po dokonaniu płatności system automatycznie wygeneruje fakturę, która stanowi potwierdzenie zakupu Biletu.

5.    Wszelkie problemy związane z procedurą zgłoszenia udziału w Wydarzeniach można zgłaszać Organizatorowi od poniedziałku do piątku pod następującymi nr tel: 22 828 75 06 w godz. 8- 16. lub na adres mailowy: media@pipc.org.pl
6.    Organizator zastrzega, że liczba biletów uprawniających do uczestnictwa w Wydarzeniu jest ograniczona. O pierwszeństwie nabycia Biletu decydować będzie każdorazowo data uznania płatności na rachunku Organizatora prowadzonym przez elektroniczny system sprzedaży biletów.

III.    ODWOŁANIE UCZESTNICTWA

1.    Uczestnik będący konsumentem może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, chyba że przed upływem tego terminu wyraził wyraźną zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi i przyjął do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi przez Organizatora utraci prawo odstąpienia od umowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa konsumenckiego. Oświadczenie o odstąpieniu lub rezygnacji można złożyć na adres korespondencyjny Organizatora albo elektronicznie na adres poczty elektronicznej: media@pipc.org.pl.  
2.    W przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Wydarzeniu po upływie terminu na odstąpienie od umowy, Organizator może potrącić wyłącznie uzasadnione i rzeczywiście poniesione koszty związane z organizacją Wydarzenia, z uwzględnieniem terminu złożenia rezygnacji oraz zakresu świadczeń, które nie mogą zostać odwołane lub zwrócone.

(a)    do 50% ceny Biletu – w przypadku złożenia rezygnacji później niż 14 dni przed terminem Wydarzenia, jeżeli Organizator wykaże poniesienie kosztów w tej wysokości;
(b)    do 100% ceny Biletu – w przypadku złożenia rezygnacji w terminie krótszym niż 3 dni przed Wydarzeniem albo nieobecności Uczestnika na Wydarzeniu, jeżeli Organizator wykaże, że poniósł koszty odpowiadające tej kwocie i świadczenie nie mogło zostać wykorzystane przez inną osobę.

4.    Organizator zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Uczestników, w przypadku:

(a)    Odwołania Wydarzenia, co jest równoznaczne z obowiązkiem zwrotu wszystkich wpłaconych opłat za Bilety oraz korektą wystawionych dokumentów księgowych; 
(b)    przesunięcia terminu Wydarzenia- co jest równoznaczne  z obowiązkiem zwrotu wszystkich opłat za Bilety oraz korektą wystawionych dokumentów księgowych w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Wydarzeniu z  powodu zmiany terminu.

5.    Organizator nie pokrywa kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z Wydarzeniem innych niż opłata za Bilet, w szczególności kosztów podróży, noclegu lub utraconych korzyści, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

IV.    KOSZTY UCZESTNICTWA I WARUNKI PŁATNOŚCI

1.    Cennik opłat za Bilety znajduje się w opisie Wydarzenia. 
2.    Organizator jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług uprawnionym do wystawiania faktur VAT.
3.    Faktury VAT wystawiane są w terminie do 7 dni od daty zaksięgowania opłaty za Bilet.
2.    Wszelkie płatności dokonywane są w terminie wskazanym szczegółowo w wystawionej Uczestnikowi fakturze pro forma, przelewem na rachunek bankowy Organizatora.

V.    KOMITET ORGANIZACYJNY

1.    Wszelkie decyzje dotyczące Programu Wydarzenia oraz kwestii organizacyjnych podejmuje Komitet Organizacyjny.
2.    Skład Komitetu Organizacyjnego określa Decyzja Prezesa Zarządu Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego.

VI.    REKLAMACJE

1.    Wszelkie reklamacje dotyczące kosztów udziału w Wydarzeniu, procesu płatności lub usług świadczonych przez Organizatora należy zgłaszać na adres korespondencyjny Organizatora albo elektronicznie na adres poczty elektronicznej: media@pipc.org.pl.
2.    Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania przez Organizatora.
3.    O sposobie rozpatrzenia reklamacji Organizator poinformuje Uczestnika na adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej wskazany w reklamacji.
4.    Reklamacja powinna zawierać co najmniej imię i nazwisko Uczestnika, dane kontaktowe, opis okoliczności stanowiących podstawę reklamacji oraz żądanie Uczestnika, jeżeli jest możliwe do określenia.

VII.    PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1.    Administratorem danych osobowych Uczestników Wydarzenia jest Organizator. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Organizatorem pisemnie na adres siedziby albo elektronicznie na adres: media@pipc.org.pl.
2.    Dane osobowe Uczestników Wydarzenia będą przetwarzane w następujących celach:

(a)    podjęcia działań zmierzających do zawarcia oraz wykonania umowy dotyczącej udziału w Wydarzeniu, w tym obsługi rejestracji, płatności i komunikacji organizacyjnej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
(b)    wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów dotyczących rozpatrywania reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
(c)    realizacji prawnie uzasadnionych interesów Organizatora, takich jak dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa organizacyjnego Wydarzenia, prowadzenie niezbędnej dokumentacji oraz informowanie o kolejnych wydarzeniach podobnych do tego, w którym Uczestnik brał udział, o ile przepisy prawa na to pozwalają (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
(d)    utrwalania i rozpowszechniania wizerunku Uczestnika w materiałach fotograficznych lub audiowizualnych, jeżeli Uczestnik wyraził na to odrębną, dobrowolną i możliwą do wycofania zgodę, chyba że zastosowanie ma wyjątek przewidziany w przepisach prawa, w szczególności gdy wizerunek stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub publiczne wydarzenie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy o ochronie wizerunku).

3.    Dane Uczestników przetwarzane przez Organizatora mogą obejmować: imię i nazwisko, nazwę firmy lub instytucji, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych, dane dotyczące płatności oraz inne dane przekazane w Deklaracji Uczestnictwa w zakresie niezbędnym do organizacji Wydarzenia.
4.    Uczestnik udziela Organizatorowi zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku w materiałach fotograficznych lub nagraniach video realizowanych przez Organizatora w trakcie Wydarzenia w momencie skorzystania z Biletu. Odmowa udzielenia zgody albo jej wycofanie nie może stanowić podstawy odmowy udziału w Wydarzeniu, chyba że udział Uczestnika ma charakter wystąpienia, prelekcji, panelu lub innej aktywności, której istotą jest publiczne utrwalenie i rozpowszechnienie wizerunku.
5.    Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane: dane związane z realizacją umowy i obsługą Wydarzenia – przez czas trwania Wydarzenia i rozliczeń, dane księgowe – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu upływu terminów przedawnienia, a dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykazania zgodności przetwarzania z prawem.
6.    Dane osobowe mogą być udostępniane:

(a)    podmiotom współpracującym z Organizatorem przy organizacji Wydarzenia, wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego przeprowadzenia;
(b)    Podmiotom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
(c)    podmiotom przetwarzającym dane na podstawie umów zawartych z Organizatorem, w szczególności dostawcom systemów rejestracyjnych, usług IT, księgowości, obsługi prawnej, operatorom płatności oraz podmiotom obsługującym komunikację z Uczestnikami;
(d)    Innym osobom trzecim po uzyskaniu odrębnej zgody.

7.    Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany przez Organizatora lub Partnerów Wydarzenia wyłącznie w zakresie wynikającym z udzielonej zgody, przepisów prawa albo sytuacji, w której wizerunek stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub publiczne wydarzenie. Organizator informuje Uczestników o fotografowaniu lub nagrywaniu Wydarzenia w sposób widoczny przed wejściem do przestrzeni Wydarzenia lub w materiałach rejestracyjnych.
8.    Uczestnikom Wydarzenia przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9.    Organizator nie korzysta z funkcjonalności umożliwiających podejmowanie wobec Uczestników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym profilowanie, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.
10.    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji, zawarcia i wykonania umowy dotyczącej udziału w Wydarzeniu, wystawienia dokumentów księgowych oraz obsługi reklamacji. Niepodanie danych wymaganych w Deklaracji Uczestnictwa może uniemożliwić udział w Wydarzeniu.

VIII.    POSTANOWIENIA KOŃCOWE 
 
1.    Materiały i informacje organizacyjne dotyczące Wydarzenia zostaną umieszczone na dedykowanej stronie internetowej. 
2.    Organizator zastrzega prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, wymogów bezpieczeństwa, zasad organizacyjnych Wydarzenia albo konieczności doprecyzowania procedur, pod warunkiem że zmiana nie narusza praw nabytych Uczestników i nie pogarsza ich sytuacji w sposób sprzeczny z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
3.    Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia zmian w harmonogramie Wydarzenia, jak również odwołania Wydarzenia w sytuacji wystąpienia niezależnych od Organizatora okoliczności zewnętrznych, które spowodują, że przeprowadzenie Wydarzenia okaże się niemożliwe.
4.    Ewentualne późniejsze zmiany Regulaminu obowiązują od dnia ich publikacji na stronie internetowej Organizatora, tj. www.pipc.org.pl, oraz na dedykowanej stronie Wydarzenia, chyba że w treści zmiany wskazano późniejszy termin wejścia w życie. Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji przed zmianą Regulaminu, zostaną poinformowani o zmianach w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi przed Wydarzeniem. 
5.    W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta, przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów dotyczących organizacji wydarzeń.